Outsourcing w klubie fitness

Outsourcing w klubie fitness

0
243 wyświetleń
Outsourcing w klubie fitness

Zacznijmy od chwili refleksji nad słowami Henry’ego Forda, który powiedział: − Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej.

Tekst: Anna Ruszczak

Niezależnie od tego, jakiej wielkości klub prowadzimy, możemy dowolnie kształtować strukturę organizacji i zarządzania naszą firmą. Każdy właściciel biznesu, czy to małego, czy dużego, niewątpliwie dąży do optymalizacji kosztów i maksymalizacji zysków. Jedną z decyzji strategicznych jest powierzanie zadań pracownikom własnym lub zlecanie ich na zewnątrz.

Czym jest outsourcing?

Outsourcing (skrót z ang. outside-resource-using) oznacza korzystanie przez firmę z usług zewnętrznych, czyli zlecanie realizacji określonych zadań innym usługodawcom. Według definicji P. Bendora-Samuela, jednego z międzynarodowych znawców tej dziedziny, outsourcing to powierzenie przez organizację realizacji określonego procesu usługodawcy przy szczegółowym określeniu efektów, jakie zleceniodawca zamierza uzyskać, ale bez instrukcji dotyczących sposobu wykonywania poszczególnych zadań, pozostawiając inicjatywę w tym zakresie zleceniobiorcy. Z założenia są to działania długoterminowe, nie należy więc mylić ich ze zwykłym zleceniem. Firmy powierzają dziś wiele czynności, projektów i skomplikowanych procesów zewnętrznym specjalistom, chcąc zwiększyć korzyści biznesowe.

Outsourcing może być pełny lub selektywny. W pełnej wersji firma zleca kompleksową obsługę danego obszaru przez firmę zewnętrzną, w selektywnej – wybrane zadania. Decyzja o zakresie outsourcingu zależy od potrzeb firmy i dostępnych środków.
− Outsourcing to bardzo szerokie pojęcie i ma zastosowanie wtedy, kiedy przedsiębiorstwo, jakim również jest klub fitness, poszukuje rozwiązań na obniżenie kosztów prowadzonej działalności lub optymalizację wewnętrznych procesów. Outsourcing polega na stałym i ciągłym korzystaniu z usług osób lub podmiotów zewnętrznych. Korzystanie z takich usług jest oparte na jasno zdefiniowanych kryteriach zapisanych w umowie między firmą a outsourcerem (partnerem zewnętrznym). Dodatkowo we wspomnianej umowie lub w odrębnym dokumencie zapisane są kryteria jakościowe dotyczące wykonywanych usług (tzw. umowa SLA ‒ Service Level Agreement) – wyjaśnia Wiktor Doktór, prezes fundacji Pro Progressio, wspierającej rozwój outsourcingu w Polsce.

Co w klubie fitness można oddać w outsourcing?

Należy pamiętać, że obszary strategiczne powinny być zarządzane przez osoby wewnątrz klubu, jak również, że procesy outsourcingowe trzeba nadzorować i raz zlecając, nie pozostawić samym sobie. Nie pokuśmy się o delegowanie odpowiedzialności, bo to niemożliwe. Z outsourcingu najlepiej skorzystać w funkcjach tzw. wsparcia: administracji kadrami i płacami, księgowości, szkoleniach, IT, zaopatrzeniu, transporcie, sprzątaniu, ochronie, cateringu. Także usługi dodatkowe oferowane przez klub, jak np. beauty & spa, gabinety masażu, fizjoterapii, porady dietetyczne, sklepik, mogą być świadczone przez ekspertów niebędących pracownikami na etacie.

− Idea outsourcingu powstała, aby odciążyć przedsiębiorstwa ze wszystkich czynności, które nie stanowią dla nich głównej działalności. W ten sposób przedsiębiorstwo może skupić się na rozwoju swojej głównej działalności (tzw. core business), a zewnętrzni partnerzy (outsourcerzy) mogą wykonywać czynności, które na ogół są czasochłonne, generujące koszty i dodatkowo niezajmujące pełnoetatowej pracy – mówi Wiktor Doktór.

− Klub fitness jest przedsiębiorstwem biznesowym podobnym do innych, gdzie wiele zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością można zlecić innemu przedsiębiorcy. Przekazywanie funkcji (outsourcing) niemających ścisłego powiązania z właściwą działalnością firmy, takich jak, np. obsługa finansowa, księgowość, obsługa klientów, szkolenie pracowników, sprzątanie, ochrona, pozwala firmie skupić swoje zasoby ludzkie i środki finansowe na tych obszarach, które stanowią podstawę jej działalności, co w konsekwencji prowadzi do pozyskiwania nowych klientów i powiększania zysków – zgadza się z ideą outsourcingu Michael Kabat, Development Manager sieci klubów Holmes Place Europe.

Ostrzega jednak, żeby nie zlecić usługodawcy zewnętrznemu funkcji, jakie mogą wydawać się nieistotne, choć są w rzeczywistości firmie niezbędne do prowadzenia działalności. Radzi on, aby przed podjęciem decyzji o outsourcingu uwzględnić zasadnicze cele i kulturę przedsiębiorstwa oraz odpowiedzenie sobie na pytania: jakie cele biznesowe starasz się osiągnąć poprzez outsourcing tego szczególnego zadania? Jaki wpływ na przebieg pracy w firmie będzie miało przekazanie tego zadania usługodawcy zewnętrznemu? Czy funkcja, którą zlecamy, jest kluczowa do generowania zysków lub konkurowania z firmami o podobnym profilu? Czy praca jest rutynowa, marnująca czas i energię pracowników, które można spożytkować w inny sposób? Czy zadanie jest tymczasowe, czy powtarza się cyklicznie? Czy taniej wykonać pracę przez pracownika własnej firmy, czy zlecić ją na zewnątrz? Jeśli pracę można wykonać taniej przez pracowników własnej firmy, to czy nie dałoby się wykorzystać naszych pracowników z większym pożytkiem do innych, bardziej opłacalnych celów?

Zalety i wady

Podstawową korzyścią, jaką niesie outsourcing, jest redukcja kosztów, o ile faktycznie usługi te są tańsze niż własny etatowy pracownik. Jednak należy pamiętać, że poziom danej usługi powinien utrzymać najwyższą jakość wykonania, wydajność oraz zapewnić poufność i ochronę danych. Zlecając część działań na zewnątrz, możemy się skoncentrować na kluczowym kierunku biznesowym, jaki sobie wytyczyliśmy. Wyspecjalizowani zewnętrzni eksperci mają dostęp do odpowiednich zasobów wiedzy, baz danych, doświadczenia innych ekspertów w tej samej firmie, kreują nowatorskie rozwiązania. Pracują wtedy, kiedy są faktycznie potrzebni. Oszczędzamy też czas i ryzyko związane z poszukiwaniem i zatrudnianiem własnych pracowników.

Przykładem może być outsourcing księgowości. Zatrudniona w firmie księgowa potrzebuje miejsca, sprzętu (komputera, oprogramowania), materiałów biurowych, generuje koszty związane z zatrudnieniem (umowa o pracę, ZUS, podatki). Przy partnerze zewnętrznym firma nie ponosi dodatkowych kosztów szkoleń pracownika − w branży księgowej w ciągu roku wielokrotnie zmieniają się przepisy. Roczny koszt szkoleń dla pracownika działu księgowości to od 2000 do 5000 złotych – wylicza Magdalena Kaczmarek, właścicielka toruńskiej Kancelarii Rachunkowej Ememka. − Outsorcing jest sposobem na zabezpieczenie się przed ryzykiem błędów księgowych. Dostarczając usługi księgowe, to ja przejmuję ryzyko realizowanych zleceń i ponoszę konsekwencje finansowe za niezgodność z przepisami prawa czy nieterminowość. Posiadam certyfikat Ministerstwa Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie ‒ obowiązkowo opłacam ubezpieczenie OC od ryzyka prowadzonej działalności. Dużą zaletą jest również mobilność księgowej – dodaje Magdalena Kaczmarek.

Jak wszystko, tak i outsourcing może mieć swoje ciemne strony. Zbyt duża chęć oszczędzania i szukanie usługodawcy „po kosztach” ma negatywny wpływ na jakość danej usługi. Znaczenie mają kryteria wyboru (znajomy nie zawsze oznacza tańszy i profesjonalny), a także częsta zmiana usługodawców. Magdalena Kaczmarek zwraca uwagę, że od sierpnia 2014 r. uwolniono zawód księgowego z licencji Ministerstwa Finansów. Trzeba teraz uważniej szukać partnera, któremu powierzamy swoje finanse.

Właściwy wybór partnera

Przede wszystkim doświadczenie, wiedza merytoryczna i znajomość branży lub umiejętność szybkiego poznania specyfiki i mechanizmów rządzących branżą. Czas poświęcony na sprawdzenie, czy wykonawca usługi dostarczy ją na najwyższym poziomie, na pewno nie będzie stracony.

− Aby rozpocząć współpracę z firmą outsourcingową, trzeba dokładnie wiedzieć, czego się od niej oczekuje, procesy powierzane zewnętrznemu partnerowi powinny być dobrze zdefiniowane, działające i niestwarzające problemów. Bardzo częstym błędem jest oczekiwanie przez firmy, że ich partner outsourcingowy rozwiąże ich wewnętrzne problemy – to bardzo niewłaściwe podejście i może być podłożem wielu nieporozumień i konfliktów. Jeśli firma nie umie sama zdefiniować swoich potrzeb outsourcingowych, powinna skorzystać z usług doradczych, zanim podejmie się wyboru dostawcy tych usług w jakimkolwiek obszarze swojej działalności – przestrzega Wiktor Doktór.

− Warto zweryfikować kompetencje i wiarygodność potencjalnego partnera i poświęcić czas na sprawdzenie referencji od dotychczasowych klientów – radzi Katarzyna Janusz, dyrektor operacyjny LeasingTeam Sp. z o.o., ogólnopolskiej firmy świadczącej usługi z zakresu leasingu pracowniczego, outsourcingu i doradztwa HR, podkreślając, że procesy kadrowo-płacowe to jedne z najważniejszych funkcji świadczonych na rzecz pracowników, bezpośrednio wpływające na wizerunek pracodawcy. Każda firma wchodząca we współpracę z partnerem HR powinna upewnić się, czy dany podmiot jest w stanie zagwarantować całkowite bezpieczeństwo danych m.in. poprzez nowoczesne technologie i wystandaryzowane procedury (w tym wypadku potwierdzeniem może być certyfikat jakości ISO 9001:2008).

Podpisując umowę outsourcingową bądźmy też przekonani, że procesy przekazujemy podmiotowi, który zapewni dokładność i terminowość wszystkich działań. Inną bardzo ważną kwestią jest zgodność oferowanych rozwiązań z przepisami prawa. Jak wynika z naszego doświadczenia, przekładanie znajomości uwarunkowań prawnych na praktykę biznesową przysparza przedsiębiorcom najwięcej trudności. Należy przy tym pamiętać, że decydując się na outsourcing kadrowo-płacowy firma przekazuje dostawcy odpowiedzialność wobec takich instytucji państwowych, jak ZUS, PIP, PFRON, GUS czy urząd skarbowy. – mówi Katarzyna Janusz.

Michael Kabat podkreśla, że zlecając naszą działalność usługodawcy zewnętrznemu, wybieramy równocześnie ważnego partnera, z którym wiążemy nadzieję na rozwój naszej firmy. Partner ten powinien współpracować w sposób harmonijny z naszą firmą, posiadać i respektować podobne wartości, etykę pracy oraz wspomagać nas w taki sposób, abyśmy osiągali z tego maksymalny pożytek, prowadzący do rozwoju i zysków.

O autorce:
Anna Ruszczak
Ekspert w dziedzinie komunikacji i odpowiedzialności społecznej biznesu z wieloletnim
doświadczeniem u liderów polskiego rynku. Właścicielka firmy doradczej
PRO gress. Członek Zarządu Stowarzyszenia Tenisowo-Narciarskiego
Klub Dziennikarzy MEDIA. Autorka publikacji na temat szeroko pojętego stylu życia: sportu, kuchni, podróży. Tenisistka amatorka, miłośniczka bieszczadzkich bezdroży, które pokonuje
piechotą lub na rowerze.

Artykuł ukazał się w wyd. 1/2015 Magazynu Fitness Biznes.

Zapisz się do newslettera Fitness Biznes

Jednocześnie zapraszamy do zapoznania się z naszą polityką prywatności