Nowy w pracy

0
88 wyświetleń

Na każdym etapie możemy uformować naszą współpracę z nowo zatrudnionym pracownikiem. Wprowadzenie do pracy to nie tylko poznanie zakresu obowiązków, ale również relacji w zespole, niepisanych zasad współpracy, specyfiki klientów i ciebie jako szefa. Nie pomiń tego ważnego etapu.

Tekst: Szymon Milonas

Po pierwsze ‒ dwa podmioty
Wprowadzając nowego pracownika pamiętaj, że poza twoim planem i oczekiwaniami jest również on, jego obawy, pomysły, doświadczenia. Na kilka dni przed rozpoczęciem pracy lub po prostu pierwszego dnia pytaj go o jego potrzeby i oczekiwania związane z procesem wprowadzania do firmy.

Możesz zapytać:
„Czy pamiętasz swoje pierwsze dni w poprzedniej firmie ‒ czego potrzebujesz, żeby dobrze wdrożyć się w naszą?”.
„Przygotowuję proces wprowadzania cię do firmy. Czego przede wszystkim chciałbyś się dowiedzieć, nauczyć, może coś cię ciekawi, zastanawia, martwi?”.
Możesz też zapytać osoby już pracujące w firmie, co było przydatne, a czego zabrakło w tym procesie, gdy same były zatrudniane.

Pytania i obawy nowego pracownika oraz sposoby ich zagospodarowania.
■ Czy poradzę sobie w tej pracy?
Jak najczęściej mów pracownikowi, co widzisz, że mu dobrze idzie, a co warto, żeby zrobił inaczej. Poproś również jednego lub wszystkich podwładnych, żeby dawali nowemu współpracownikowi jak najwięcej informacji pozytywnych lub pomagających mu poprawiać jego pracę.
■ Czy dogadam się z szefem?

■ Jacy oni są?
Przedstaw nowemu wszystkich ludzi, powiedz lub poproś, aby sami powiedzieli, czym się zajmują, powiedz za co ich cenisz, w czym mogą pomóc nowej osobie. Zorganizuj spotkanie integracyjne (najlepiej poza pracą) lub zachęć podwładnych, żeby nowego na takie spotkanie zabrali.

■ Co o mnie pomyślą?
Tak jak w przypadku pierwszego pytania, regularnie mówcie nowemu pracownikowi, co widzicie à propos jego pracy. Zanim wykształci sobie nawyki, jest bardzo podatny na kształtowanie ‒ jak młody kierowca, zanim uzna, że jest królem szosy.

■ Co oni tu robią?
Opowiadaj i pokazuj pracownikowi dzień pracy, pozwól mu towarzyszyć w dniu pracy innych osób, poproś, żeby one również opowiedziały o swojej pracy, ale np. w kategoriach „klienci najbardziej lubią, klientów irytuje, moim sposobem na poznanie klienta jest…”. Dzięki temu opowieść będzie miała bardziej indywidualny i nieszablonowy charakter.

■ Co ja mam robić? W jaki sposób?
Podobnie jak w poprzednim pytaniu, warto stosować zasadę, że im więcej nauki na początku, tym mniej problemów później. Jeśli omówisz z pracownikiem nie tylko to, co, ale i dlaczego tak a nie inaczej ma robić, są duże szanse, że poczuje się bardziej zmotywowany do lepszego wykonania pracy.

Przykład z innej branży
Kilka lat temu hipermarkety borykały się z problemem źle wskanowanych w czasie przyjęć i później opisanych towarów. Efekt tego był widoczny na kasach, gdy okazywało się, że klient nie może kupić produktu, bo nie ma go w systemie, nie zgadza się jego rodzaj (np. opakowanie 100 g wprowadzone jako 200 g), cena itp. Błędy powstawały praktycznie na każdym etapie, a skupiały się na kasjerkach. Pracownicy działu przyjęcia towarów tłumaczyli, że nie są w stanie pracować bezbłędnie i że ich niedopatrzenia mogłyby wychwycić kolejne działy. Problem zmniejszył się, gdy pracownicy zaczęli odbywać obowiązkowe staże w dziale kas. Gdy sami doświadczyli złości klientów i zobaczyli skalę problemu, wymyślili kilka praktycznych rozwiązań, zmniejszających liczbę błędów. Od tego momentu staże w dziale kas (ale i w innych działach) są powszechną praktyką wobec nowo przyjętych pracowników ‒ podwyższa to zrozumienie wpływu własnej pracy na inne działy oraz poczucie bycia współodpowiedzialnym za końcowe zadowolenie klienta.

■ Kto mi pomoże?
Jeśli pracujemy w większym zespole, warto, żeby nowy pracownik miał opiekuna wyłonionego spośród swoich współpracowników. Kogoś, kto odpowie na najprostsze pytania, przypomni o zasadach, pomoże się zaklimatyzować. Taki opiekun jest też dla szefa dobrym partnerem do rozmowy na temat potrzeb i postępów nowego pracownika.

■ Co wolno? Jak się wykazać? Czego nie wolno? Czym można się narazić?
Często gubi nas założenie, że to widać lub że pracownik się tego domyśli. To jednak tak nie działa. Nowemu pracownikowi trzeba bardzo dokładnie i na przykładach pokazywać, jakie masz oczekiwania, gdzie są granice twojej akceptacji dla odstępstw od normy, na czym szczególnie ci zależy.

Warto wiedzieć
Od początku XX wieku do lat 70. za bardzo rozwojowy i nowoczesny uznawano behawioryzm, który zakładał wzmacnianie lub wygaszanie zachowań pracowników poprzez szybkie nagrody i kary za zachowania. Ważne było, żeby reakcja następowała prawie natychmiast, zawsze oraz była proporcjonalna do zachowania. Teoria ta ewoluowała i podlegała modyfikacjom (np. wskazując na aspekty indywidualnej podatności, wpływ czynników niematerialnych, potrzebę nieprzewidywalności). Jednak rola takich częstych reakcji na zachowania jest nadal uważana za dobrze kształtującą nawyki pracownika.

Zindywidualizuj podejście
Planując proces wprowadzania do pracy weź pod uwagę, czy to jest pierwsza praca nowego w życiu, pierwsza w branży, czy jest starym wyjadaczem. Wbrew pozorom najwięcej błędów popełniamy przy starych wyjadaczach, przyjmując mylne założenie, że dadzą sobie radę, wiedzą, co i jak trzeba zrobić, lub ufając na słowo, że wiele razy to robili.
Pułapki czyhające na ciebie przy wprowadzaniu doświadczonego pracownika to:
•    Nie wypada mu przyznać się, że nie wie, jak coś zrobić, więc robi tak, jak mu się wydaje, że będzie dobrze;
•    W poprzedniej firmie robiło się to inaczej ‒ np. w innym standardzie, innym sposobem itp.;
•    Pracownik nie widzi różnicy między swoim wykonaniem a tym, czego ty oczekujesz.
Jak więc upewnić się, że będzie wiedział dokładnie, czego od niego oczekujesz, ale nie poczuje się urażony? Nie instruuj go, mówiąc: „U nas robi się to tak i tak”, tylko poproś, żeby pokazał ci, jak to robi, mówiąc: „Jestem ciekaw…” lub „A jak byś zrobił…”, dzięki temu obserwując jego pracę przekonasz się, czy możesz polegać na jego doświadczeniu.

Planuj i wyprzedzaj
Każdy z nas pamięta obiegówkę, na której zbierało się podpisy na koniec szkoły lub studiów. Taką samą kartę kontrolną można przygotować pracownikowi na pierwsze miesiące pracy. Ma tam zaznaczone obowiązkowe punkty, czego musi się dowiedzieć/nauczyć o firmie, ale również informacje o czekających go np. po tygodniu, miesiącu spotkaniach z tobą. Jest to o tyle ważne, że możesz pracownika dzięki temu poprosić, żeby zbierał sobie obserwacje i pytania, a ty chętnie na nie odpowiesz np. po tygodniu

Przydziel mu opiekuna
Twoja obecność w momencie rozpoczęcia pracy jest niezbędna. W większym klubie, który ma strukturę menedżerską (szefowie zespołów), wystarczy, że przywitasz pracownika, a jego wprowadzaniem zajmie się bezpośredni przełożony. Niezależnie od wielkości klubu warto jednak przydzielić mu opiekuna w postaci osoby z tego samego poziomu struktury (koleżankę/kolegę), który pracuje na tej samej zmianie i może służyć pomocą w każdym pytaniu i problemie. Wybierając opiekuna możesz dowartościować dłużej pracującego podwładnego. Warto jednak, żebyś uzgodnił z nim, na czym ma polegać wprowadzanie nowego. Wybierz pracownika zidentyfikowanego z firmą, być może takiego, który ma ambicje kierownicze ‒ będzie to dla niego ciekawa wprawka. Po trzech miesiącach zapytaj wprowadzanego pracownika o jego wrażenia ze współpracy z opiekunem.

Plan wprowadzania do pracy
■ Przed dniem zero
Zaplanuj pierwsze dni pracy nowego pracownika. Czego musi się dowiedzieć przed rozpoczęciem pracy ‒ np. co jest konieczne z punktu widzenia prawa, jakie powinien przeczytać dokumenty,  jakie przejść szkolenia. Jaką wiedzę musi przyswoić w pierwszych dniach ‒ o waszym obiekcie (np. gdzie co leży), procedurach, o swoich codziennych obowiązkach.
Jak ma poznać współpracowników i stałych klientów ‒ czy oprowadzisz go po klubie i poznasz z ludźmi, czy poprosisz pracowników, żeby się przedstawili, zrobisz spotkanie przed pracą?

■ Pierwsze pięć dni
Rozpisz pracownikowi grafik zadań i spotkań na pierwsze pięć dni ‒ warto, żeby w tym czasie poznał maksymalną liczbę ludzi i aktywności. Pozwól mu w tym czasie uczestniczyć w zajęciach innych osób, towarzyszyć im w pracy, nawet jeśli potem nie będzie się tym bezpośrednio zajmował. Poproś pracowników różnych części klubu, żeby pokazali mu swoją pracę. Może potowarzyszyć sprzedawcy w rozmowach handlowych, technicznemu w konserwacji sprzętu, trenerom w zajęciach, spędzić dzień na recepcji. Optymalnie, żeby na koniec każdego dnia spotkał się ze swoim szefem/tobą i podsumował te doświadczenia oraz żeby zaplanować kolejny dzień.

■ Pierwszy miesiąc
Być może po dwóch tygodniach, ale na pewno najpóźniej po miesiącu, warto dokonać większego podsumowania procesu wprowadzenia do pracy. Możesz użyć prostego schematu podsumowania i planowania, np. analizy SWOT, komentując silne i wymagające rozwoju cechy pracownika oraz planując dalsze działania. Plan rozmowy podsumowującej powinien wyglądać tak:
•    Zapytaj pracownika o wrażenia ‒ co mu się podoba, co mniej, co go zaskoczyło;
•    Zapytaj go, jakie ma pomysły na usprawnienia, co proponowałby ulepszyć w funkcjonowaniu firmy ‒ odnieś się do propozycji życzliwie, pokazuj biznesowy wymiar jego propozycji (np. czy ten pomysł będzie miał wpływ na większą liczbę klientów, wzrost obrotów, oszczędności). Poproś o takie pomysły, które przekładają się pozytywnie na biznes lub zespół. Nie toleruj narzekania lub roszczeniowości ‒ to zły prognostyk na przyszłość;
•    Zapytaj go, jak ocenia swoje wejście w firmę i zespół ‒ co mu się udało, nad czym chce pracować;
•    Podziel się swoimi obserwacjami ‒ zacznij od pozytywów, powiedz o kilku rzeczach wymagających zmiany (trzy najważniejsze).
W tej rozmowie ważne jest, żeby nie zagadać pracownika, dać mu miejsce na podzielenie się własnymi spostrzeżeniami i pomysłami. Dzięki temu lepiej go poznasz ‒ masz szanse zobaczyć, co do niego dotarło przez ten miesiąc. Jeśli w jego podsumowaniu zobaczysz elementy, które wydadzą ci się niepokojące lub nieodpowiednie, jest jeszcze szansa na ich nazwanie i zaplanowanie zmiany podejścia pracownika. Im dłużej jest z wami, tym zmiany sposobu pracy mogą być trudniejsze.
Możecie zaplanować dodatkowe szkolenia lub inne formy kształcenia, które są niezbędne, żeby pracownik osiągnął sprawność w swojej roli lub miał dodatkowe umiejętności. Po miesiącu obie strony, teraz już lepiej znające się nawzajem, mogą świadomie zdecydować, czy kontynuować wspólną przygodę. „Czas reklamy” się skończył ‒ widzieliśmy pracownika podczas codziennych obowiązków, czasem zmęczonego, zirytowanego, lepiej wiemy, czy są szanse na dobrą długą współpracę, czy nie. Nie bez powodu, pierwszy miesiąc, a nawet trzy, nazywamy próbnym. Obie strony mogą bez problemu zmienić decyzję.
■ Trzy miesiące
Na większość stanowisk w klubie taki okres wprowadzania jest wystarczający, żeby pracownik osiągnął pełną samodzielność i sprawność w pracy. Znowu warto odbyć rozmowę podsumowującą i ustawiającą dalszy rozwój. A dla szefa to początek myślenia o cyklu życia pracownika, czyli prognozowania, jak długo pracownik będzie sprawdzał się w tej roli, kiedy jest ryzyko wpadnięcia w rutynę, wypalenia, do jakich dodatkowych lub innych ról ma potencjał pracownik.

Te tematy poruszymy w następnych odcinkach cyklu.

O autorze:

Szymon Milonas
Trener i wykładowca z ponad 15 letnim doświadczeniem. Studiował psychologię i nauki społeczne, pracował jako trener dla wielu międzynarodowych i polskich firm z różnych branż (Citibank, Allianz, T-Mobile, Polpharma, Budimex, Raben) szkoląc menedżerów, sprzedawców, opiekunów klienta. Przeprowadził kilkaset warsztatów. Wykładowca na SGH i Akademii Koźmińskiego. Autor publikacji w Harvard Business Review, Personelu i Zarządzaniu, Personelu PlusCertyfikowany nauczycielem WSET (kurs i egzamin w Londynie), zdał z wyróżnieniem zaawansowany kurs wiedzy o winie i alkoholach WSET 3 w Stanach Zjednoczonych oraz egzamin Certified Specialist of Wine. Zdał pierwszy egzamin w ramach Court of Master Sommeliers. Od maja 2011 jest współwłaścicielem Wine rePublic, firmy której misją jest demokratyzacja wina oraz wsparcie klientów w podnoszeniu obrotów i zysków na winie. Jest też członkiem zarządu Stowarzyszenia Sommelierów Polskich.

- REKLAMA -